HubSpotの会社・取引・コンタクトの違いとは？使い分けを解説
管理者M
HubSpotを使い始めたばかりの方が最初につまずきやすいのが、「会社」「取引」「コンタクト」をどう使い分ければいいのかという点です。
名前は見たことがあっても、それぞれに何を登録すべきかが曖昧なままだと、あとからデータが整理しにくくなります。
特にHubSpotは、営業活動や顧客管理を進めるうえで、情報同士のつながりを前提に設計することが重要です。
そのため、最初の段階で会社・取引・コンタクトの役割を整理しておくと、入力ルールがぶれにくくなり、レポートや運用でも困りにくくなります。
この記事では、HubSpotにおける会社・取引・コンタクトの違いと、それぞれの基本的な使い分けをわかりやすく解説します。
目次
HubSpotの「会社・取引・コンタクト」とは
HubSpotでは、顧客情報をひとつの箱にまとめて持つのではなく、役割ごとに分けて管理します。
その代表が、会社・取引・コンタクトです。
- 会社：企業単位の情報を持つ
- 取引：商談や案件の進捗を持つ
- コンタクト：担当者や個人の情報を持つ
この3つを分けて考えることで、「どの会社の誰とやり取りしていて、どの案件が進んでいるのか」を整理しやすくなります。
会社の役割と使いどころ
会社は、企業そのものの情報を管理するための単位です。
法人営業を行う場合には、まずこの考え方が基本になります。
たとえば、会社には次のような情報を持たせます。
- 会社名
- 業種
- 所在地
- 従業員規模
- 企業URL
- 担当営業
- 取引状況の全体感
会社は「企業単位で見たい情報」をまとめる場所と考えるとわかりやすくなります。
同じ会社の中に複数の担当者がいても、会社そのものは1つのまとまりとして扱います。
取引の役割と使いどころ
取引は、商談や案件を管理するための単位です。
営業活動の進捗を追いたいときに使うのが取引です。
たとえば、取引には次のような情報を持たせます。
- 案件名
- 金額
- ステージ
- 受注予定日
- 失注理由
- 提案中の商品やサービス
- 案件の進捗状況
重要なのは、会社と取引は同じ意味ではないということです。
会社は相手先企業、取引はその企業に対して進んでいる個別の商談です。
1社に対して複数の案件が動くこともあるため、会社の中に取引が複数ひもづく形で考えると整理しやすくなります。
コンタクトの役割と使いどころ
コンタクトは、担当者や個人の情報を管理するための単位です。
企業そのものではなく、「誰とやり取りしているか」を管理するのがコンタクトです。
たとえば、コンタクトには次のような情報を持たせます。
- 氏名
- メールアドレス
- 電話番号
- 部署
- 役職
- 最終接触日
- 問い合わせ履歴
法人営業では、1社の中に複数のコンタクトが存在することも珍しくありません。
決裁者、現場担当者、問い合わせ担当者など、役割の違う相手を分けて持てるのがコンタクトの意味です。
3つをどう結びつけて考えるか
HubSpotの運用で大切なのは、会社・取引・コンタクトを別々に見ることではなく、関係づけて使うことです。
基本的には、次のような考え方になります。
- 会社：どの企業か
- コンタクト：その企業の誰か
- 取引：その企業と進んでいる何の案件か
この関係が整理されていると、たとえば「どの会社のどの担当者が、どの案件に関わっているか」が見えやすくなります。
営業活動の履歴やレポートの見え方も整いやすくなるため、最初の設計が重要です。
使い分けを間違えると起こりやすい設計ミス
会社・取引・コンタクトの役割が曖昧なまま運用すると、データが混ざりやすくなります。
よくある設計ミスには、次のようなものがあります。
- 会社名をコンタクトに入れてしまう
- 案件情報を会社に持たせてしまう
- 個人情報を取引に持たせてしまう
- 同じ会社を複数作ってしまう
- 1人の担当者を案件ごとに重複登録してしまう
こうした状態になると、営業進捗の集計や担当者管理がしにくくなり、後から修正コストが大きくなります。
そのため、最初に「どの情報をどこに入れるか」を決めておくことが大切です。
最初に決めておきたい運用ルール
まず最初に決めておきたいのは、細かなカスタマイズではなく基本ルールです。
最低限、次のポイントをそろえておくと運用しやすくなります。
- 会社・取引・コンタクトそれぞれに何を登録するか
- 同じ会社を重複登録しないための命名ルール
- 取引を作るタイミング
- コンタクトを作る対象範囲
- 必須で入力する項目
最初から完璧に設計しようとするよりも、まずは役割の違いをはっきりさせることが重要です。
そのうえで、実際の運用に合わせて少しずつ見直すほうが、無理なく定着しやすくなります。
まとめ
HubSpotの会社・取引・コンタクトは、似ているようで役割がはっきり分かれています。
会社は企業、取引は案件、コンタクトは担当者という基本を押さえることが、設計ミスを防ぐ第一歩です。
この使い分けができるようになると、データが整理しやすくなり、営業活動の見える化やレポート作成もしやすくなります。
HubSpotをこれから使い始める場合は、まずこの3つの違いを理解し、入力ルールをそろえるところから始めるのがおすすめです。
