Excel管理からHubSpotへ移行する時の注意点｜失敗しない進め方
管理者M
Excel運用からHubSpotへ移行する際の注意点を解説。データ整理、移行準備、定着までの進め方をわかりやすくまとめました。
目次
Excel管理からHubSpotへ移行する企業が増えている理由
営業リスト、案件管理、問い合わせ履歴などをExcelで管理している企業は少なくありません。
ただ、運用が広がるにつれて、更新漏れや重複、最新情報の共有ミスが起こりやすくなります。
HubSpotへ移行すると、コンタクト、会社、取引などの情報を一元管理しやすくなり、営業やマーケティングの動きも見える化しやすくなります。
その一方で、Excel管理の延長線上でそのまま移行すると、データのばらつきや運用の曖昧さをそのまま持ち込んでしまうことがあります。
そのため、HubSpot移行は単なるデータ移動ではなく、管理方法を見直す機会として進めることが重要です。
移行前に整理しておきたいこと
HubSpotへ移行する前に、まず現状のExcelデータを整理する必要があります。
どのデータを移すのかを決める
長年使ってきたExcelには、現在使っていない列や、意味が曖昧な項目が含まれていることがあります。
すべてをそのまま移すのではなく、今後も使う情報だけを見極めることが大切です。
データの重複を確認する
Excel運用では、同じ会社や担当者が複数行に分かれていたり、表記ゆれが起こっていたりすることがあります。
こうした重複を放置したまま移行すると、HubSpot側でも管理しにくくなります。
項目の意味をそろえる
たとえば「ステータス」「進捗」「対応状況」など、似た意味の列が混在している場合は、何を表すのかを整理しておく必要があります。
項目の意味が曖昧だと、HubSpotでのプロパティ設計や運用ルールにも影響します。
HubSpot移行でよくある失敗
ExcelからHubSpotへの移行では、次のような失敗が起こりやすくなります。
- 使わないデータまでまとめて移行してしまう
- 同じ会社や担当者の重複を解消しないまま取り込む
- Excelの列名をそのままHubSpotのプロパティにしてしまう
- コンタクト、会社、取引の持ち方を整理しないまま移行する
- 移行後の入力ルールや更新ルールを決めていない
特に多いのは、「移行すること」が目的になってしまい、移行後の使い方まで設計できていないケースです。
HubSpotは運用して初めて価値が出るため、定着まで見据えて進める必要があります。
移行をスムーズに進める手順
1.現状のExcelを棚卸しする
まずは、どのExcelファイルで何を管理しているのかを整理します。
顧客情報、案件情報、問い合わせ履歴などを分けて把握することで、移行対象が見えやすくなります。
2. HubSpotでの持ち方を決める
次に、データをHubSpotのどこで管理するかを決めます。
個人情報はコンタクト、企業情報は会社、商談情報は取引というように、オブジェクトごとの役割を整理しておくことが重要です。
3. プロパティを設計する
Excelの列をそのまま再現するのではなく、HubSpotで本当に必要な項目に整理します。
命名ルールや入力ルールもこの段階で決めておくと、移行後の混乱を防ぎやすくなります。
下記のブログで詳しく解説しております。
4. テスト移行を行う
いきなり全件を移すのではなく、一部データでテスト移行を行い、取り込み結果を確認します。
意図した項目に正しく入るか、重複が起きないかを事前に確認することが大切です。
5. 本番移行後に運用を確認する
移行が終わったあとも、現場が正しく使えるかを確認します。
登録方法や更新ルールが共有されていないと、せっかく整理したデータもすぐに崩れてしまいます。
定着させるための運用ポイント
HubSpot移行は、データを入れたら終わりではありません。
現場で継続的に使われる状態を作ることが大切です。
入力ルールを明確にする
誰が、どのタイミングで、どの項目を更新するのかを決めておくことで、情報の精度を保ちやすくなります。
必要最小限の項目から始める
最初から項目を増やしすぎると、入力負荷が高くなり、定着しにくくなります。
まずは運用に必要な項目に絞って始めるのが効果的です。
定期的に見直す
運用開始後は、使われていない項目や重複した項目がないかを定期的に見直すと、管理しやすい状態を維持できます。
まとめ
Excel管理からHubSpotへ移行する際は、単にデータを移すのではなく、データ整理、管理方法の見直し、運用設計まで含めて考えることが重要です。
特に、移行前の棚卸し、重複の整理、HubSpotでの持ち方の設計、移行後の定着支援までを順番に進めることで、失敗を防ぎやすくなります。
HubSpot移行を成功させるためには、「移すこと」よりも「移行後に使い続けられること」を重視して進めるのがポイントです。
